Erstellen einer E-Mail-Nachricht in Outlook

In vielerlei Hinsicht ist die elektronische Post besser als die reguläre Papierpost (unter E-Mail-Aficionados auch als Schneckenpost bekannt). E-Mail wird viel schneller zugestellt als Papierpost – fast augenblicklich. (Eine schnelle Zustellung ist wirklich praktisch für Geburtstagsgrüße in letzter Minute, wenn Sie geneigt sind, hin und wieder einen wichtigen Termin zu verpassen). E-Mail ist auch unglaublich billig; in der Tat ist es die meiste Zeit kostenlos.

Der schnelle und schmutzige Weg zur Erstellung einer Nachricht

Das Erstellen einer neuen Nachricht ist wahnsinnig einfach. Sie können es wahrscheinlich ohne Hilfe herausfinden, aber hier ist ein Tipp: Starten Sie Outlook, klicken Sie auf die Schaltfläche Neu, geben Sie eine Adresse in das Feld An, einen Betreff im Feld Betreff, eine Nachricht im Nachrichtenfeld ein und klicken Sie auf Senden. (Das haben Sie geschafft, was? War das einfach oder was?)

Die langsame, vollständige Methode zum Erstellen einer Nachricht
Möglicherweise bevorzugen Sie eine detailliertere Vorgehensweise bei der Erstellung einer E-Mail-Nachricht. Wenn Sie ein Faible für ausgefallene E-Mails haben – vor allem, wenn Sie alle Glocken und Pfeifen nutzen möchten, die Outlook Ihrer Nachricht hinzufügen kann – folgen Sie diesen Schritten:

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Mail im Navigationsbereich (oder drücken Sie Strg+1).

Der E-Mail-Posteingang erscheint.

2. Wählen Sie Datei->Neu->E-Mail-Nachricht (oder drücken Sie Strg+N).

Das Formular Neue Nachricht erscheint.

3. 3. Klicken Sie auf das Textfeld An und geben Sie die E-Mail-Adresse der Person ein, an die Sie Ihre Nachricht senden.

Sie können auch auf die Schaltfläche An selbst klicken, den Namen der Person, an die Sie die Nachricht senden, im Adressbuch suchen und dann auf OK klicken.

4. 4. Klicken Sie auf das Textfeld Cc und geben Sie die E-Mail-Adressen der Personen ein, an die Sie eine Kopie Ihrer Nachricht senden möchten.

Wenn Sie Nachrichten an mehrere Personen senden, trennen Sie deren Adressen; Sie können entweder Kommas oder Semikolons verwenden.

5. Geben Sie den Betreff der Nachricht in das Feld Betreff ein.

Der Betreff kann ziemlich lang sein, aber halten Sie ihn kurz. Eine knappe, relevante Betreffzeile macht Lust, dass jemand Ihre Nachricht liest; eine lange oder merkwürdige Betreffzeile tut es nicht. (Nun, bei einer seltsamen Betreffzeile weiß man nie – aber senden Sie keine seltsame E-Mail im Büro, wenn es nicht jeder tut).

6. Geben Sie den Text Ihrer Nachricht in das Textfeld ein.

Wenn Sie Microsoft Word als Textverarbeitungsprogramm verwenden, können Sie auch Outlook so einrichten, dass Word als E-Mail-Editor verwendet wird. Sie können Formatierungen, Grafiken, Tabellen und alle in Word verfügbaren Tricks einbauen, um Ihre E-Mail attraktiver zu gestalten.

Wenn Sie Word als E-Mail-Editor verwenden, machen Sie nichts anderes – Sie sehen nur die Word-Symbolleisten im Outlook-E-Mail-Formular, wenn Sie E-Mails erstellen. Sie können alle Tools verwenden, die Sie sehen, um Ihre E-Mail zu formatieren. Wenn Sie mit Microsoft Word vertraut sind, können Sie einfach Nachrichten in Word erstellen und direkt versenden, ohne Outlook öffnen zu müssen. Geben Sie einfach eine Nachricht in Word ein, indem Sie Datei->Senden an->E-Mail-Empfänger wählen, eine Adresse und einen Betreff eingeben und dann auf Senden klicken.

Seien Sie vorsichtig, wie Sie E-Mails für den Versand an Personen im Internet formatieren. Nicht alle E-Mail-Systeme können Grafiken oder formatierten Text, wie z.B. Fett- oder Kursivschrift, verarbeiten, so dass das Meisterwerk der Korrespondenzkunst, das Sie an Ihren Kunden im Internet senden, als Kauderwelsch ankommen kann. Wenn Sie nicht wissen, was die andere Person auf ihrem Computer hat, gehen Sie mit den Grafiken sparsam um. Wenn Sie E-Mails an Ihre Kollegen im gleichen Büro senden oder wenn Sie sicher sind, dass die Person, an die Sie senden, ebenfalls Outlook hat, sollten die Formatierung und die Grafiken gut aussehen.

7. Klicken Sie auf die Schaltfläche Senden.

Ihre E-Mail wird an den Postausgang gesendet. Wenn Sie sich in einem Büronetzwerk befinden, geht Ihre E-Mail automatisch vom Postausgang in den Posteingang der Person, an die Sie die Nachricht senden. Wenn Sie einen Online-Dienst wie MSN oder CompuServe verwenden, drücken Sie F5, um die E-Mail-Nachricht mitzuschicken.

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